Tự động trả lời thư trong... Outlook Express làm thế nào ?

Có lẽ bạn đã quen thuộc với chức năng tự động trả lời thư (Auto response) trong một số webmail miễn phí như Yahoo. Tuy nhiên nếu bạn dùng e-mail POP3 được cung cấp bởi các ISP thường không được hỗ trợ chức năng này. Vậy làm thế nào để hộp thư của bạn tự động trả lời khi nhận được thư mới? (chức năng này rất hữu ích khi bạn phải xử lý nhiều thư và bạn phải trả lời tất cả các thư bằng một nội dung giống nhau, đại loại như “tôi đã nhận được thư của bạn và sẽ cố gắng trả lời trong thời gian sớm nhất”).
Phần mềm Outlook Express sẽ thay mặt bạn trả lời thư mỗi khi nhận được thư mới. Tuy nhiên, đây không phải là chức năng có sẵn của chương trình nên bạn phải thực hiện qua một số bước xác lập trước khi sử dụng.

Bạn mở Outlook Express lên. Nhấn nút Create Mail trên thanh công cụ để tạo một lá thư mới. Trong cửa sổ New Message, bạn nhập vào tiêu đề và nội dung của bức thư mẫu để chương trình tự trả lời. Bạn có thể định dạng màu sắc, hình ảnh tùy ý. Lưu ý để trống phần To (người nhận). Sau khi soạn xong thư mẫu, bạn vào menu File Save As để lưu lại thành tập tin dạng .eml, ví dụ tudongtraloi.eml.

Trong cửa sổ chính của Outlook Express, bạn vào menu Tools Message Rules Mail. Hộp thoại New Mail Rule xuất hiện. Tại khung 1. Select the Condition for your rule, bạn đánh dấu chọn mục For all messages. Kế tiếp trong khung 2. Select the Action for your rule, bạn đánh dấu chọn Reply with message. Tại khung 3. Rule Description, dòng Reply with message, nhấp chuột vào chữ message (chữ màu xanh). Sau đó chỉ định file tudongtraloi. eml đã lưu khi nãy. Tại mục 4. Name of the rule, bạn nhập vào tên của quy tắc vừa tạo (ví dụ “Tu dong tra loi”). Sau cùng nhấn OK.

Giờ đây mỗi khi bạn checkmail, nếu có thư mới, chương trình vẫn tải về và lưu trong Inbox của bạn, sau đó chương trình sẽ tự trả lời thư cho tất cả các thư mới nhận được.

Nếu bạn không có mặt ở máy tính để check mail thường xuyên, dẫn đến chương trình không thể tự trả lời mail mới gửi đến ngay, bạn có thể làm như sau để khắc phục: vào menu Tools Options > chọn thẻ General > đánh dấu chọn Check for new message every..., sau đó nhập số phút để chương trình tự động checkmail. Tại mục If my computer is not connected at this time, bạn chọn Connect even when working offline.

Và bây giờ bạn có thể yên tâm rằng tất cả những thư gửi đến hộp thư của mình đều được hồi âm đầy đủ, không sót lá thư nào!